Privacyverklaring

1. Wie zijn wij?

CoHond College is een dienst van CoHond, een platform voor de uitgifte, het beheer en de verificatie van digitale certificaten en badges. De verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG is:

• CoHond (handelend onder de naam CoHond College)
• Vestigingsplaats: Alphen aan den Rijn
• KvK-nummer: 57261148
• Contactpersoon: Margot Swart
• E-mail: info@cohondcollege.nl
• Telefoon: +31 6 15073095

2. Welke gegevens verwerken wij?

Afhankelijk van je gebruik van het platform verwerken wij de volgende persoonsgegevens:

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld), rol.
• Profielgegevens: profielfoto, organisatie, functie, korte bio, vestigingsplaats en eventuele locatiegegevens, voor zover je deze zelf in je profiel opneemt.
• Certificaatgegevens: toegekende certificaten, uitgiftedatum, vervaldatum, verlengingsaanvragen en bewijsstukken die je daarbij uploadt.
• Communicatie: contactverzoeken die je verstuurt of ontvangt via het platform.
• Technische gegevens: IP-adres, browsertype, sessie-identifiers en globale activiteit-logs ten behoeve van beveiliging en audit-trail.

3. Doeleinden en rechtsgronden

• Uitvoering van de overeenkomst: uitgifte, verlenging en verificatie van certificaten, accountbeheer en communicatie over je aanvraag.
• Wettelijke verplichting: administratieve verplichtingen en bewijsvoering richting toezichthouders.
• Gerechtvaardigd belang: beveiliging van het platform, fraudepreventie, misbruik tegengaan, en verbetering van onze dienst (zonder profilering met juridische gevolgen).
• Toestemming: publicatie van je profiel in de openbare professional-directory en het ontvangen van contactverzoeken. Deze toestemming kun je op elk moment intrekken in je accountinstellingen.

4. Wie heeft toegang tot je gegevens?

Je gegevens zijn binnen CoHond College alleen toegankelijk voor medewerkers en beheerders die deze nodig hebben voor de uitvoering van hun taak. Daarnaast schakelen wij de volgende verwerkers in:

• Hosting: onze technische hosting wordt geleverd door een Europese hostingpartij. Persoonsgegevens worden opgeslagen op servers binnen de Europese Unie. Voor specifieke leveranciersinformatie kun je contact opnemen via info@cohondcollege.nl.
• E-mailbezorging: Resend — voor verzending van transactionele e-mail.
• Boekhouder: voor toegang tot facturen, voor zover van toepassing.

Met al deze partijen sluiten wij een verwerkersovereenkomst af.

5. Hoe lang bewaren wij je gegevens?

• Accountgegevens: tot uiterlijk 24 maanden na opzegging of laatste activiteit.
• Certificaatgegevens en bewijsstukken: zo lang als nodig om de geldigheid van het certificaat te kunnen aantonen, plus 7 jaar daarna op grond van fiscale en accreditatie-eisen.
• Contactverzoeken: tot 12 maanden na verzending of laatste antwoord.
• Audit-log: tot 24 maanden vanwege beveiliging en verantwoording.
• Financiële gegevens (facturen, betalingen): 7 jaar (wettelijke bewaarplicht).

6. Cookies

Wij gebruiken uitsluitend functionele en strikt noodzakelijke cookies (sessie en CSRF-token). Wij plaatsen geen tracking- of marketingcookies.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder versleutelde opslag van wachtwoorden, TLS-verbindingen, role-based access control, een audit-log van wijzigingen en periodieke back-ups. Bewijsstukken worden in een niet-publieke opslag bewaard.

8. Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je het recht om:

• inzage te krijgen in de gegevens die wij over je verwerken;
• onjuiste gegevens te laten corrigeren;
• verwijdering te vragen wanneer wij geen rechtsgrond meer hebben om de gegevens te bewaren;
• bezwaar te maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang;
• je toestemming op elk moment in te trekken;
• een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Stuur je verzoek naar info@cohondcollege.nl. Wij reageren binnen vier weken.

9. Wijzigingen

Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening of de wet daartoe aanleiding geeft. De meest recente versie is altijd op deze pagina te raadplegen.

10. Contact

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop wij met je gegevens omgaan? Mail dan naar info@cohondcollege.nl.